フォルダ構成の番人してます

どの会社に行っても共通する悩み、それはファイルサーバー内が荒れ果てていること。
ぼくはこれまで5社経験していますが、ルールが保たれたフォルダ構成でスタートを切ったことがありません。

荒れているというのはどういうことか、階層なんてお構いなしで大分類小分類が入り乱れている。過去のファイルが永遠に積み重なっている。ひどいところでは個人のどうでもいいファイルが置かれていることもあります。(その他にもフォルダ名やファイル名が意味不明なことも)

机の上がちらかったら片付けますよね、部屋の整理整頓をしますよね。書類を綴じるファイルの背表紙にはテプラで見出しシールを貼りますよね。
しかしながら、ファイルサーバー内にはその感覚は行き届かないようです。

これが気持ち悪くて、というか仕事の効率が落ちるので、ぼくはフォルダ構成をしっかり築くようにしています。階層毎に設置するフォルダやファイルをエクセルで図面化しています。

でも、それでも乱れていくのが人の常です。だから番人もしています。たいそうなことを言っていますがぼくもやってしまうことがあります。今は忙しいからとりあえずここに置いておこう、そしてそのまま忘れてしまう。だからできれば2名以上の監視役が必要ですね。

でもこの監視が行き届かないのがデスクトップ画面。画面びっしりにファイルやフォルダを置いている人がいますよね。(今の職場でもけっこういます)
そんな状態だから「あれ、あのファイルどこいった?」と画面を探し回る。それはいったい何の遊びなのでしょう。失礼かもしれませんがぼくはそう思っています。

 

デスクトップ、ファイルサーバーも自分の部屋だと思いましょう。